L’outsourcing amministrativo può rendere necessario un controllo esplicito dei passaggi informativi usati per il bilancio e per il rendiconto finanziario. Affidare attività all’esterno non elimina la necessità di documenti tempestivi, saldi aggiornati e responsabilità comprensibili tra impresa e soggetti coinvolti.
Il problema da chiarire
Quando fatture, scadenziari, incassi o registrazioni sono prodotti o aggiornati da soggetti diversi, una variazione può non essere visibile nello stesso momento a tutti. Questo può incidere sulla coerenza tra contabilità, estratti conto e prospetti di crediti e debiti.
Informazioni utili alla verifica
Lo studio esamina il perimetro delle attività affidate, i documenti disponibili, le date di aggiornamento e le modalità con cui vengono condivisi mastrini, estratti conto, scadenziari e fatture. Gli strumenti cloud sono considerati solo per il loro effetto sulla tracciabilità e verificabilità dei dati.
Responsabilità e controlli operativi
Il confronto individua quali dati restano a carico dell’impresa, quali verifiche competono al consulente e quali richieste rivolgere all’eventuale outsourcer. L’esito è un insieme prudente di controlli e documenti da completare, senza presentare l’esternalizzazione come garanzia di qualità.
Come lavora lo studio sul caso
Lo studio di commercialisti svolge una prima lettura dei dati disponibili, individua documenti o quadrature da verificare e chiarisce il collegamento tra bilancio, movimenti finanziari e rendiconto finanziario. La prima lettura considera bilanci, mastrini, estratti conto, scadenziari, fatture, crediti, debiti e contratti solo se pertinenti al caso.